जब "विनिर्देश" का अर्थ तीन अलग-अलग दस्तावेज़ हों
पूछताछ मंगलवार की सुबह पहुंची।
मध्य पूर्व में एक ठेकेदार ने चल रही उपयोगिता परियोजना के लिए 8 इंच कार्बन स्टील पाइप विनिर्देशों की मांग की।
कोई अनुलग्नक शामिल नहीं था.
बस एक छोटा सा संदेश.
सबसे पहले, यह एक साधारण तकनीकी अनुरोध जैसा लग रहा था।
हमने उद्धरण संदर्भ के लिए उपयोग की गई मानक विनिर्देश शीट वापस भेज दी।
कुछ घंटों बाद, ग्राहक ने उत्तर देते हुए कहा कि यह "सही संस्करण नहीं है।"
वह पहला संकेत था कि कुछ गड़बड़ है।
उस दिन बाद में, हमें इंजीनियरिंग विभाग से एक पीडीएफ प्राप्त हुआ।
इसमें भौतिक आवश्यकताओं का एक सेट दिखाया गया।
फिर प्रोक्योरमेंट से एक और फाइल आई।
इसमें दीवार की मोटाई संबंधी थोड़ी अलग धारणाएं दिखाई गईं।
शाम तक साइट टीम की ओर से तीसरा दस्तावेज़ आ गया।
उस संस्करण को "निर्माण उपयोग के लिए" चिह्नित किया गया था।
तीनों ने एक ही 8 इंच कार्बन स्टील पाइप का उल्लेख किया।
उनमें से कोई भी बिल्कुल मेल नहीं खाता।
थोड़े समय के लिए, ग्राहक भी आंतरिक रूप से पुष्टि नहीं कर सका कि कौन सा दस्तावेज़ अंतिम था।
उनके एक इंजीनियर ने ईमेल में लिखा:
"खरीद चर्चा जारी रखने से पहले हमें विशिष्टताओं को संरेखित करने की आवश्यकता है।"
उस लाइन ने प्रक्रिया को लगभग एक सप्ताह तक रोक दिया।
उस दौरान किसी ने कीमत पर चर्चा नहीं की.
किसी ने डिलीवरी पर चर्चा नहीं की।
सब कुछ दस्तावेज़ नियंत्रण के इर्द-गिर्द घूमता रहा।
आखिरकार विभागों के बीच समन्वय बैठक हुई.
परिणाम सरल था: एक संशोधन चुना गया, और अन्य संग्रहीत किए गए।
इसके बाद खरीद प्रक्रिया सामान्य रूप से शुरू हो गयी.
जो चीज़ पूरे समय एक समान रही वह पाइप का आकार ही था।
भ्रम पूरी तरह से दस्तावेज़ीकरण परतों से आया, न कि सामग्री से।
पीछे मुड़कर देखें, तो आपूर्तिकर्ता से वास्तव में "विवरण उद्धृत करने" के लिए नहीं कहा गया था।
हमें यह पहचानने में मदद करने के लिए कहा गया था कि वास्तव में किस विशिष्टता का उपयोग किया जा रहा था।
